Surat Konfirmasi di P2CTKR Sidoarjo Sempat Berputar, Awak Media Pertanyakan Alur Administrasi
Sidoarjo, Nwessurya.com –Alur administrasi surat-menyurat di lingkungan Dinas Perumahan, Permukiman, Cipta Karya dan Tata Ruang (P2CTKR) Kabupaten Sidoarjo menjadi sorotan tajam setelah surat permohonan konfirmasi dan klarifikasi yang dikirim sejak 3 Juli 2026 sempat “hilang” dari penelusuran, memaksa awak media berkeliling antar-bidang hanya untuk mengetahui keberadaan dan statusnya.
📄 Surat Ber-Tanda Terima, Namun Sulit Ditelusuri
Persoalan mencuat ketika awak media mendatangi Kantor Dinas P2CTKR Kabupaten Sidoarjo pada Rabu (26/8/2026) untuk menanyakan tindak lanjut surat berperihal “Permohonan Konfirmasi dan Klarifikasi” yang telah disampaikan lebih dari satu bulan sebelumnya. Surat tersebut telah diterima dan memiliki tanda terima resmi, namun keberadaannya justru sulit ditemukan saat dicari.
Awak media terlebih dahulu mendatangi Bidang Tata Ruang (Taru). Pihak di bidang tersebut melakukan pengecekan melalui komputer, namun menyatakan surat tersebut belum ditemukan dalam data surat masuk mereka.
Pengecekan kemudian dialihkan ke Sekretariat Dinas, yang justru memberikan informasi bahwa surat telah mendapatkan disposisi dan diteruskan ke Bidang Perumahan di lantai dua. Namun setibanya di sana, awak media justru diarahkan kembali ke Bidang Tata Ruang.
“Kami dipindahkan dari satu bidang ke bidang lain — Taru ke Sekretariat, ke Perumahan, lalu balik lagi ke Taru. Padahal surat punya tanda terima resmi. Ini menunjukkan alur penanganan surat tidak jelas dan tidak tertib,” ungkap awak media.
🔄 Berputar Antar-Bidang, Akhirnya Ditemukan
Setelah kembali ke Bidang Tata Ruang, awak media diarahkan kepada Dita, yang disebut sebagai pihak yang menerima disposisi surat tersebut. Di sinilah baru diperoleh kejelasan: surat itu ternyata sudah diterima dan sedang dalam proses.
“Surat tersebut sudah kami buatkan jawabannya, namun masih kami revisi karena ada sedikit kekeliruan,” ujar Dita.
Pernyataan tersebut sekaligus menegaskan bahwa surat memang masuk dan ditindaklanjuti — namun informasi itu baru bisa diperoleh setelah awak media melakukan penelusuran secara langsung dari satu bagian ke bagian lain. Secara administratif, surat yang telah diterima seharusnya dapat diketahui posisinya dengan mudah dan cepat, tanpa harus berputar-putar.
🎙️ Pertemuan dengan Kabid Tata Ruang, Sempat Tegang
Kronologi tersebut kemudian disampaikan langsung kepada Triyanto, Kepala Bidang Tata Ruang Dinas P2CTKR Kabupaten Sidoarjo. Pembicaraan sempat berlangsung cukup tegang, terutama ketika awak media mempertanyakan mengapa sebuah surat yang telah memiliki tanda terima justru tidak dapat diketahui posisinya secara jelas dan cepat.
Awak media menegaskan bahwa kedatangan tersebut bukan sekadar menagih jawaban, melainkan memastikan proses konfirmasi jurnalistik dapat berjalan sesuai mekanisme. Konfirmasi merupakan hak sekaligus kewajiban jurnalistik untuk memberikan kesempatan kepada pihak terkait memberikan penjelasan sebelum informasi disampaikan kepada publik.
🙏 Permintaan Maaf dan Janji Perbaikan
Merespons situasi tersebut, Triyanto menyampaikan permintaan maaf secara terbuka.
“Kami minta maaf,” ucapnya singkat namun tegas.
Ia juga menyampaikan bahwa persoalan ini akan menjadi perhatian serius dan akan dilakukan perbaikan agar mekanisme pelayanan administrasi — khususnya penerimaan, pencatatan, disposisi, dan penanganan surat — dapat berjalan lebih baik, tertib, dan transparan ke depannya. Sikap terbuka Triyanto untuk menerima masukan dan mendengarkan kronologi yang disampaikan diapresiasi pihak media.
⚠️ Pentingnya Administrasi yang Tertib dan Dapat Dilacak
Peristiwa ini menyoroti kelemahan mendasar dalam sistem administrasi surat-menyurat di lingkungan Dinas P2CTKR. Setiap surat yang diterima instansi pemerintah seharusnya dapat dilacak mulai dari waktu penerimaan, pencatatan, disposisi, bidang atau pejabat yang menangani, hingga status tindak lanjutnya — secara cepat dan akurat.
Jika alur tersebut tidak berjalan, maka pihak yang menyampaikan surat — baik masyarakat maupun media — terpaksa mendatangi berbagai bagian hanya untuk mengetahui di mana dokumen itu berada dan siapa yang bertanggung jawab menindaklanjutinya. Hal ini tentu tidak efisien, memakan waktu, dan mencerminkan pelayanan yang belum optimal.
Dalam konteks jurnalistik, kelancaran proses konfirmasi sangat krusial agar informasi yang disajikan kepada publik akurat, berimbang, dan memuat penjelasan dari semua pihak terkait.
📢 Harapan: Perbaikan, Bukan Sekadar Permintaan Maaf
Meskipun permintaan maaf telah disampaikan, persoalan ini dinilai tidak boleh berhenti di situ saja. Evaluasi internal terhadap seluruh mekanisme administrasi surat-menyurat di Dinas P2CTKR Kabupaten Sidoarjo sangat diperlukan.
Dinas diharapkan segera memperbaiki sistem pencatatan, pendistribusian, dan pelacakan surat agar setiap dokumen yang diterima dapat diketahui statusnya secara transparan, cepat, dan akuntabel. Jangan sampai surat yang secara administratif telah diterima justru membuat masyarakat dan awak media harus “berputar” dari satu bidang ke bidang lainnya hanya untuk mengetahui siapa yang menangani dan sejauh mana tindak lanjutnya.
Perbaikan administrasi bukan sekadar soal tertib dokumen, melainkan cerminan kualitas pelayanan publik dan fondasi komunikasi yang sehat antara pemerintah, masyarakat, dan insan pers.
Penulis: Eka Aristiya – Juni Artomo
